Firmy każdego dnia generują dokumenty – począwszy od faktur, przez zamówienia, kończąc na aktach osobowych oraz innych typowych dla branży. Jak zachować porządek w rosnącej liczbie teczek i segregatorów, a przy okazji spełnić wymogi prawne odnośnie do archiwizacji i niszczenia dokumentacji? Porady zawarte w tym artykule pomogą Ci zoptymalizować związane z tym koszty oraz obieg dokumentów.
Archiwizacja dokumentów nie tylko na papierze
Przechowywanie dokumentacji dotyczącej działalności to obowiązek każdej firmy, bez względu na branżę czy skalę prowadzonych operacji. Chodzi m.in. o faktury, akta osobowe, potwierdzenia rozliczeń z ZUS czy dokumentację branżową.
Każdy typ dokumentów ma określony przepisami okres archiwizacji – np. w przypadku faktur jest to 5 lat, natomiast akta osobowe muszą być składowane przez 10, a nawet 50 lat. Nawet w małej firmie archiwum szybko się rozrasta i zaczyna zajmować coraz więcej przestrzeni. To przekłada się na koszty związane zarówno z zabezpieczeniem pomieszczeń, jak i obsługą dokumentacji.
Tymczasem archiwizacja dokumentów w postaci elektronicznej jest zgodna z przepisami prawa. Na przykład już od 1 stycznia 2019 r. na mocy ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, można w pełni zdigitalizować teczki HR. Od tego samego roku ustawa o VAT zapewnia możliwość korzystania z faktur elektronicznych.
Po stworzeniu archiwum elektronicznego dokumenty papierowe można bezpiecznie zutylizować. W efekcie wszystkie faktury czy teczki osobowe przybiorą formę cyfrową – łatwo dostępną do wyszukania i uzupełnienia oraz znacznie tańszą w utrzymaniu.
Takie rozwiązanie jest możliwe do zrealizowania np. przy współpracy z EkoAkta. Zapewnia ono komfort prowadzenia codziennych operacji, a przy tym jest ekologiczne. Usługi są wyceniane indywidualnie – adekwatnie do rzeczywistych potrzeb małej czy średniej firmy – a koszty mogą być niższe niż te związane z prowadzeniem papierowej dokumentacji.
Niszczenie dokumentów – z zewnętrznym partnerem jest łatwiej
Równie dużym, choć często bagatelizowanym wyzwaniem, związanym z archiwizowaniem faktur czy akt osobowych, jest poprawne niszczenie dokumentów. Przepisy RODO obligują przedsiębiorców do niezwłocznego usunięcia danych, których ustawowy termin przechowywania minął. Jednak samodzielne dopełnienie tego obowiązku jest czaso- i kosztochłonne.
Proste biurowe niszczarki, chociaż często są zgodne z normami klasy P-4, wymaganej do niszczenia dokumentów poufnych czy wrażliwych, są mało wydajne. Nie spełnią swojego zadania, zwłaszcza jeżeli utylizacji muszą być poddane całe segregatory danych. Taki proces mógłby zająć pracownikom małej firmy nawet kilka dni. Do tego należy doliczyć koszt utrzymania i napraw sprzętu, szkoleń dla pracowników oraz konieczność organizacji wydzielonej do niszczenia przestrzeni. Sposobem na usprawnienie tego procesu i jednocześnie na optymalizację kosztów jest współpraca z partnerem zewnętrznym.
Pracownicy EkoAkta posiadają wieloletnie doświadczenie, zapewniają pełną obsługę procesu – od bezpiecznego odbioru dokumentów, ich transportu, aż po ich zniszczenie w 3 klasie utajnienia zgodnej z normą ISO 21964.
Po zakończeniu działań w tym zakresie firma zlecająca otrzymuje certyfikat potwierdzający prawidłowe zniszczenie dokumentów, co pozwala uniknąć problemów w trakcie kontroli. To także powód, dla którego warto rozważyć inwestycję w profesjonalne usługi.
