Jak uzyskać warszawski adres siedziby firmy do KRS ?

Sporo przedsiębiorców z różnych stron Polski, jak również osoby mieszkające w wielu podwarszawskich miejscowościach chciałyby mieć spółkę z adresem ze ścisłego centrum Warszawy a nie z miejsca ich zamieszkania. Wirtualne biura z Warszawy rozwiązują ten problem.

Warszawa z każdym rokiem rozwija się i możemy obecnie zamówić tutaj usługę, o której jeszcze 20 lat temu praktycznie nikt nie słyszał. Usługą tą jest wynajem adresu na siedzibę firmy, wpisywanego do rejestru spółek KRS lub rejestru CEiDG.
Usługę tą świadczą firmy nazywane jako wirtualne biuro, gdyż jest ona połączona z innymi usługami, sprawiającymi, iż siedziba naszej firmy jest w pełni obsługiwana przez podmiot zewnętrzny. Przykładowo firma VSL-System posiada dwa takie adresy w swojej ofercie – Al. Jerozolimskie 85 i ul. Mazowiecka 11.

Gdzie i jak znaleźć dobre wirtualne biuro?

Wirtualne biuro najłatwiej jest znaleźć korzystając z internetu.
Polecamy skupienie się na jednej dzielnicy, która cieszy się największą ilością powierzchni biurowych. Dzielnicą tą jest Śródmieście Warszawy. Warto po prostu mieć firmę w ścisłym centrum, szczególnie, że mowa jest tu o adresie do KRS, który jak wiadomo powinien nie być zmieniany zbyt często. Ze zmianą adresu w KRS wiąże się znacząca opłata, ale to nie jest największy problem. Firmy zmieniające adres raz do roku stają się podejrzane w oczach swoich kontrahentów.
Pod wirtualny adres będzie też przychodziła poczta, więc przy większej ilości kontrahentów zmiana adresu nie będzie całkowicie możliwa.
Warto więc wybrać wirtualne biuro, które działa już od dłuższego czasu na przykład VSL-System i takie które prowadzi biura wirtualne we własnych lokalach, zakupionych na własność a nie wynajętych od kogoś. Adres wirtualnego biura może się okazać adresem naszej firmy nawet na dłużej niż 10 lat i operatorowi wirtualnych biur nie może skończyć się jakaś umowa najmu czy inne prawo do lokalu, bo wtedy przyjdzie nam zmieniać adres w KRS i dzwonić do wszystkich kontrahentów, by zmienili nam adres do faktur. Czynność ta może być długotrwała i nieskuteczna. Po zmianie adresu w KRS może się okazać, że korespondencja dalej przychodzi pod stary adres.
Operator wirtualnego biura musi definitywnie być właścicielem lokalu i zapewnić nam adres na lata.

Czym za nas zajmie się wirtualne biuro ?

Wirtualne biuro to cały szereg usług ze sobą wzajemnie powiązanych.
Główną usługą jest wynajem adresu na siedzibę firmy, spółki, działalności gospodarczej, fundacji czy stowarzyszenia. W oczach urzędu skarbowego usługa ta jednak nie może być ani tak nazwana ani nie można wynająć tylko samego adresu. W oczach prawników czasem przewija się sformułowanie, że jest to użyczenie adresu, ale w umowach o wirtualne biuro króluje od dłuższego czasu po prostu podnajem. Urzędnicy skarbowi natomiast posługują się definicją siedziby, wobec czego nie ma możliwości by ot tak wynająć sam adres i wpisać do KRS.
Siedziba, w oczach urzędników, jest ściśle związana z zarządem spółki. Urzędnicy oczekują, iż pod adresem siedziby będzie przebywał zarząd spółki a w przypadku prostej działalności gospodarczej jej właściciel. Zarząd ma przebywać w siedzibie i podejmować kluczowe decyzje w życiu spółki.
W praktyce jednak to można być członkiem wielu zarządów a poza tym ludzie w Polsce chcą zarabiać pieniądze a nie siedzieć w siedzibie. Widać więc, iż definicja dostosowana jest do wielkich spółek, w których członek zarządu dostaje sowitą pensję za bycie w zarządzie a nie do małych przedsiębiorców, którzy jednocześnie są w zarządzie, jednocześnie są właścicielem małej spółki o podstawowym kapitale własnym i jednocześnie gonią cały czas od jednego do drugiego klienta.
Na całe szczęście racjonalność urzędników wyższego szczebla sprawiła modyfikację oczekiwań urzędników niższego szczebla i obecnie siedziba spółki jest wtedy, gdy pod jej adresem ma możliwość zebrać się zarząd i podjąć kluczowe decyzje dla spółki a jednocześnie w siedzibie spółki ktoś przebywa, kto ma ciągły kontakt z zarządem.
W ten sposób działa wirtualny sekretariat – serce wirtualnego biura.
Wirtualny sekretariat a w zasadzie osoby w nim pracujące sprawiają, że wirtualne biuro jest czynne w dni powszednie w godzinach pracy urzędów. Osoby te mają dostęp do telefonów i emalii klientów wirtualnego biura i po przyjściu urzędnika skarbowego mogą od razu wykazać, że z zarządem danej spółki jest ciągły kontakt.
Wirtualne biuro to więc dobry warszawski adres, wirtualny sekretariat i trzeci jego składnik – sale do spotkań.
Więcej informacji czym jest wirtualne biuro znajdziesz na stronie
https://www.biurowirtualnewarszawa.pl/artykuly.html
Wirtualny sekretariat oprócz obsługi urzędnika skarbowego, który może zawsze przyjść i sprawdzić czy adres nadaje się na siedzibę spółki, zajmuje się obsługą wszelkiej wpływającej korespondencji, paczek kurierskich a o wszystkim na bieżąco informuje wysyłając email bądź także SMS. Korespondencja może być także skanowana do PDF, dzięki czemu Twoja siedziba to faktycznie biuro wirtualne, do którego nie musisz ciągle chodzić, oprócz wspomnianych wcześniej zgromadzeń zarządu.
Rejestrując nową spółkę możesz zdecydować się także na inne usługi trochę luźniej związane z wirtualnym adresem np. na prawnika, który wypełni druki KRS, księgowego, który obsłuży Twoją firmę czy wynajem warszawskiego, stacjonarnego numeru telefonu. Nie są to jednakże usługi tak kluczowe jak wirtualny adres, wirtualny sekretariat i sale do spotkań i możesz je wybrać również gdziekolwiek w Warszawie lub gdziekolwiek w internecie, gdyż obecnie z powodu COVID obsługa prawnika czy księgowego może odbyć się bez problemu w sposób zdalny, szczególnie w sytuacji, gdy faktury wpływające do Twojej firmy zeskanuje wirtualne biuro i odstaniesz je w postaci skanów na email.
Wykaz usług VSL-System: https://www.biurowirtualnewarszawa.pl/porownanie-uslug.html