Jak zorganizować piknik firmowy? Praktyczne porady

Jak zorganizować piknik firmowy?

Organizacja pikników firmowych wymaga czasu i zaangażowania, więc warto zacząć planować i przygotowywać się do tego wydarzenia z odpowiednim wyprzedzeniem. Na co zwrócić szczególną uwagę przy organizacji pikników firmowych? Oto podstawowe kroki zaplanowania tego przyjemnego wydarzenia:

• Uczestnicy

Określenie grupy docelowej, czyli uczestników pikniku firmowego jest kluczowe dla dalszych przygotowań. Należy się zastanowić czy na piknik będą zaproszeni tylko pracownicy firmy czy również ich rodziny. Odpowiednio wcześnie również należy rozesłać zaproszenia z informacją o szczegółach pikniku na przykład za pomocą poczty elektronicznej.

• Określenie budżetu

Jednym z pierwszych kroków w planowaniu pikniku firmowego jest ustalenie budżetu. Gdy już będzie znana kwota, będziemy dokładnie wiedzieli, ile przeznaczyć na wynajem miejsca, catering oraz wszystkie inne atrakcje.

• Termin

Odpowiedni termin organizacji pikniku jest kluczowy. Należy wybrać datę, która będzie dogodna zarówno dla zarządu, jak i dla pracowników. Źle dobrany termin będzie skutkował małą frekwencją, dlatego warto przeanalizować, czy firma nie pracuje właśnie nad ważnym projektem, zamówieniem czy zleceniem. Pikniki to zabawa na świeżym powietrzu, dlatego doskonałe miesiące oferujące najlepsze warunki pogodowe to maj, czerwiec lub wrzesień. Miesiące wakacyjne to czas urlopów, więc raczej należy stronić od tych okresów, gdyż wiele osób może nie pojawić się na pikniku.

• Miejsce

Gdy budżet i termin pikniku zostaną ustalone, pora na poszukiwanie miejsca na jego organizację. Wśród istotnych aspektów, które należy wziąć pod uwagę, jest odległość od siedziby firmy lub centrum miasta, dojazd komunikacją miejską. Jeśli uczestnicy mają dotrzeć samochodami prywatnymi, należy zwrócić uwagę na wielkość parkingu, ilość uczestników pikniku oraz rodzaj wydarzenia. Pikniki firmowe organizowane są w różnych miejscach - na terenie firmy, w parku miejskim, w wynajętej posiadłości, ośrodku rekreacyjnym lub w plenerze typowo piknikowym. Wybierając miejsce, nie należy zapomnieć o takich udogodnieniach, jak toaleta oraz miejscu, gdzie uczestnicy imprezy integracyjnej mogliby się schować przed deszczem, czyli namiot lub duże parasole nad stołami.

• Catering

Piknik kojarzy się z reguły z potrawami przygotowywanymi na grillu, jednak nie jest to jedyna opcja. Jeśli impreza organizowana jest w ośrodku rekreacyjnym, to uzgadniamy menu w tym właśnie miejscu. Drugą opcją jest firma cateringowa, która przedstawi kilka wariantów menu, również takie wzbogacone o dania wegetariańskie, wegańskie, bez glutenu czy laktozy. Jeśli jest to piknik rodzinny dla dzieci, warto pomyśleć o przekąskach, które dzieci lubią.

Bardzo ważną kwestią jest ustalenie odpowiednio wcześniej, czy na pikniku serwowany będzie alkohol. Można zdecydować ze względu na dzieci lub politykę firmy, że będzie to impreza bezalkoholowa lub że będą dostępne tylko alkohole niskoprocentowe.

Ważne jest jednak by mieć na względzie nie tylko ilość i cenę, a jakość produktów i dań przygotowywanych na pikniku firmowym.

• Atrakcje piknikowe

Jeśli w pikniku firmowym biorą udział rodziny pracowników, warto zaplanować ciekawe atrakcje dla dzieci. Do najpopularniejszych atrakcji należą: dmuchańce, zjeżdżalnie, baseny z piłkami, animacje, wyposażony plac zabaw. Dobrym rozwiązaniem jest także wynajęcie animatora, który zagwarantują świetną zabawę dla dzieci, dzięki czemu rodzice zyskają czas na rozmowę ze znajomymi z pracy. Troszkę inaczej będą wyglądały atrakcje, kiedy uczestnikami pikniku będą tylko osoby dorosłe. I tu możliwości jest sporo - konkursy i wyzwania, ściana wspinaczkowa, gry zespołowe, paintball, pokazy artystyczne, degustacja wina prowadzone przez lokalnego eksperta, fotobudka wraz ze stoiskiem z rekwizytami i oczywiście muzyka na żywo lub DJ. Na piknikach firmowych również świetnie sprawdzą się występy akrobatyczne lub taneczne.

Należy jednak pamiętać, by dostosować atrakcje do preferencji uczestników imprezy oraz charakteru firmy, a udany piknik będzie zagwarantowany.

Kto zajmuje się organizacją pikników firmowych?

Organizacją pikników firmowych mogą zająć się różne osoby w zależności od wielkości firmy i dostępnych zasobów. Pracownik HR, dział marketingu, specjalnie powołany do planowania i koordynowania takich wydarzeń komitet lub zewnętrzna agencja eventowa.

Agencja eventowa zajmuje się szeroko rozumianą organizacją wydarzeń, w tym właśnie pikników firmowych. Wynajęcie agencji eventowej to szereg zalet, do których możemy zaliczyć:

• Profesjonalizm i doświadczenie

Planowanie, realizacja oraz koordynowanie - wszystko to wymaga idealnego zgrania. Dla osoby bez doświadczenia w tej sferze może okazać się to zbyt skomplikowane. Zlecając obsługę wydarzenia profesjonalistom zatrudnionym w agencji eventowej, którzy zdobywali swoje doświadczenie przez lata, możemy być pewni wysokiej jakości usług.

• Kreatywność

Agencja eventowa dzięki kreatywnemu zespołowi może zaproponować oryginalne pomysły na piknik firmowy. Na podstawie analizy potrzeb klienta przygotuje koncepcję, którą po zaakceptowaniu klienta zrealizuje. W przypadku, gdy klient dysponuje już wizją i ma model organizacji, wówczas agencja udzieli odpowiedniego wsparcia w realizacji tego zamysłu.

• Oszczędność czasu i pieniędzy

Przygotowując imprezę firmową na dużą skalę, dokładne zaplanowanie i przygotowanie wszystkich elementów wydarzenia może być czasochłonne. O wiele wygodniej jest zlecić to doświadczonej w tym obszarze agencji eventowej, takiej jak agencja eventowa International Event. Dzięki wieloletniej współpracy z najlepszymi cateringami, dostawcami i innymi podwykonawcami, z których usług korzysta, agencja może zaproponować preferencyjne ceny, co będzie rozwiązaniem tańszym i korzystniejszym.

• Rozwiązywanie problemów

W trakcie organizacji pikników firmowych mogą pojawić się niespodziewane problemy i sytuacje. Doświadczona agencja szybko i sprawnie rozwiąże je.

Wybierając agencję eventową, warto zwrócić uwagę czy dana firma zajmuje się kompleksową organizacją pikników firmowych i jaka jest szczegółowa oferta imprez integracyjnych.

Imprezy integracyjne - dlaczego są takie ważne?

Nieformalna atmosfera w otoczeniu pięknej przyrody, relaks na świeżym powietrzu, pomysłowe atrakcje i przepyszny catering. Czy może być lepszy pomysł na integrację pracowników i jednoczesne wzmacnianie wizerunku firmy?

Pikniki firmowe przynoszą wiele korzyści. Są świetną alternatywą dla nudnych przyjęć w hotelu lub prowizorycznych imprez organizowanych w firmowej sali konferencyjnej. Do najważniejszych zalet organizowania pikników firmowych możemy zaliczyć:

• Integrację zespołu - luźna atmosfera pikniku sprzyja integracji pracowników i wzmocnienia relacji między nimi. Współpracownicy mają szansę lepiej się poznać, porozmawiać na różne tematy i nawiązać przyjacielskie relacje, które mogą przełożyć się na lepszą współpracę w miejscu pracy.
• Wzmocnienie i ocieplenie wizerunku firmy - imprezy firmowe mogą być okazją do promocji wizerunku i wartości, jakie zakład pracy reprezentuje. W trakcie wspólnej zabawy kreowany jest w świadomości pracowników pozytywny wizerunek oraz reputacja firmy.
• Wzrost efektywności i wydajności pracy - pracownik zadowolony, identyfikujący się z firmą to pracownik efektywny i wydajny, generujący większe zyski dla firmy.
• Ocieplenie wizerunku zarządu firmy - w luźnej i nieformalnej atmosferze pikniku kierownictwo firmy ma okazję zintegrować się z pracownikami i podziękować za ich wkład w rozwój firmy. Wspólne uczestnictwo tworzy atmosferę równości i wspólnego celu.

Podsumowanie

Firmowa impreza w formie pikniku na świeżym powietrzu to interesująca alternatywa dla tradycyjnych spotkań w sali konferencyjnej czy w restauracji. Należy jednak pamiętać o tym, iż organizacja pikników firmowych wymaga czasu i zaangażowania, dlatego warto się zastanowić, czy nie powierzyć tego zadania profesjonalnej agencji eventowej, zajmującej się organizacją plenerowych imprez.